Otvorený formát v kancelárskych dokumentoch

27. Máj, 2009, Autor článku: Foltin Martin, Informačné technológie
Ročník 2, číslo 5 Share on Facebook This page as PDF Pridať príspevok

Počítače sú dnes asi najčastejšie využívané na prácu v kancelárskych aplikáciach. Už to nie sú drahé zariadenia určené na výpočty a náročné matematické analýzy. Našli si cestu prakticky na každý kancelársky stôl. Pravdepodobne sa už každý stretol s takzvanými kancelárskymi aplikáciami. Sú to už dnes bežne používané aplikácie na spracovanie textu, tabuliek, prezentácií, či jednoduchých databáz. Keď prácu dokončíme, uložíme ju na disk a pošleme kolegom. Kolega, keď potrebuje, otvorí váš dokument a využije ho na ďalšiu prácu.

Tento algoritmus môže fungovať len vtedy ak sú pracovníci vzájomne kompatibilní. Musia teda vedieť prečítať to čo kolega vytvoril. Práve z tohto dôvodu sa začala pred časom formovať skupina usilujúca sa vniesť do kancelárskych dátových dokumentov poriadok a vzájomnú kompatibilitu. To sa im po niekoľkých rokoch aj podarilo a vznikol otvorený dokumentový formát (open documen format). V tomto štandarde sú presne definované pravidlá s ktorými sú dáta ukladané na disk počítača. V súčasnosti sú definované štandardy pre:

  • textové dokumenty – .odt
  • tabuľkové dokumenty – .ods
  • prezentácie – .odp
  • databázy – .odb
  • grafiku a vývojové diagramy – .odg
  • vzorce – .odf

Dokumentácia k týmto štandardom je voľne dostupná a ktokoľvek ju môže implementovať do svojich programov. Ako priekopník v tejto oblasti už roky pôsobia spoločnosti SUN Microsystems, Novell a IBM. Práve z ich vývojárskych dielní vzišiel prvý kancelársky balík podporujúci ODF. Jedná sa o OpenOffice. Pre zvýšenie popularity formátu a aj balíku, je vyvíjaný pod GPL. Je teda zadarmo a zdrojové kódy sú taktiež voľne k dispozícií. Otvorenému štandardu ODF doposiaľ vzdoruje najsilnejší hráč na trhu s kancelárskymi aplikáciami, spoločnosť Microsoft. Jej balík MS Office 2007 nedokázal efektívne pracovať s dokumentami v tomto formáte. Situácia sa ale v ostatných mesiacoch zmenila k lepšiemu. Aktualizácia verzie Office 2007 obsahuje už aj možnosť práce s ODF dokumentami. Implementácia je ale pomerne zle zvládnutá a potýka sa s problémami (najmä export vzorcov). MS Office síce zvládne načítanie otvorených dokumentov, má ale problém s ich ukladaním. Nedá sa teda povedať, že by bol touto aktualizáciou problém vyriešený. Je v celku zrejmé, že spoločnosť Microsoft nemá záujem o presadenie formátu ODF. O tom svedčia aj snahy presadiť formát OOXML (súborový formát MS Office 2007) ako štandard.
Priblížme si situáciu, ktorá nastane, ak pustíme do obehu natívny dokument z MS Office 2007. Pre príklad si zvoľme textový dokument uložený ako .docx (OOXML). Nech je v ňom uložený návod a príprava na cvičenia pre študentov 2. ročníka na univerzite. Prednášajúci rozošle tento dokument študentom a cvičiacim. Prednášateľ, autor dokumentu nemá problém s dokumentom pracovať, nakoľko ho vytvoril v práci na svojom PC, kde má legálne nainštalovaný kancelársky balík MS Office 2007.


Obr. Dokument .docx v MS Office 2007

Cvičiaci obdrží e-mailom dokument a skúša ho otvoriť, keďže sa chce pripraviť na cvičenia a prípadne niečo doplniť. Naráža však na problém. Z prebiehajúceho grantu už neostali financie na up-grade jeho tiež legálneho MS Office, ale vo verzii 2003. Ten si s dokumentom .docx nevie poradiť. Musí si buď urýchlene zohnať peniaze na upgrade, alebo poprosiť autora dokumentu, aby mu súbor poslal ešte raz v staršej verzii .doc, alebo sa pokúsi o nájdenie a nainštalovanie prekladača. Po čase sa mu tento problém podarí vyriešiť a dokument otvorí a spracuje. V tomto čase prichádza e-mail aj k študentom. Keďže bežný študent vždy precízne zvažuje čo si za peniaze, ktoré si zarobil na letnej brigáde, kúpi, tak aj teraz sa rozhodol pre výkonnejší notebook. Cena však bola priaznivá nakoľko bol na počítači nainštalovaný systém Linux aj s predinštalovaným kancelárskym balíkom OpenOffice.org. Keďže, ale spoločnosť Microsoft svoj formát úspešne tají, tak OpenOffice dokáže otvoriť .docx súbor len s chybami a nie všetko sa zobrazí korektne.


Obr. Nekorektné načítanie .docx v balíku OpenOffice v systéme Linux

Neostáva mu iné ako sa z nie dokonale importovaným súborom zmieriť a snažiť sa pochopiť, čo chcel autor povedať. Iný študent pracoval v zahraničí a zarobil si na novučičký Apple MacBook. No a keďže nemá rád nelegálny softvér, tak si kúpil aj kancelársky balík MS Office 2008. O čo bolo väčšie jeho prekvapenie keď mu jeho MS Office 2008 oznámil, že nedokáže korektne otvoriť dokument uložený v .docx, lebo sú v ňom použité vzorce. Áno vzorce medzi MS Office 2008 a 2007 sú nekompatibilné.


Obr. Otvorenie .docx z MS Office 2007 nie je korektné v MS Office 2008 ak obsahuje vzorce

Kto teda nemá problém so spracovaním dokumentu ? Jedná sa o majoritnú skupinu používateľov s počítačmi s MS Windows a MS Office 2007. Takže aby mohli naši študenti z príkladu korektne spracovať dokument od prednášajúceho, musia si dokúpiť operačný systém MS Windows a kancelársky balík MS Office 2007. Bola im teda upretá možnosť výberu operačného systému a aj kancelárskeho balíka. Použitie formátu .docx ich donútilo ku kúpe operačného systému a kancelárskeho balíka, ktorý nechceli.
Otázkou tiež ostáva ako sa bude formát .docx vyvíjať. Dnes nevieme povedať či o pár rokov nepríde spoločnosť Microsoft s iným formátom a opäť budeme riešiť problém kompatibility aj medzi jej produktami. Ako sa teda vyhnúť týmto problémom. Existuje vôbec riešenie ? Bystrejší čitateľ asi vie, že existuje (inak by tento článok ani nevznikol). Čo je ale dobré, nielenže existuje riešenie, ale je dokonca zadarmo.
Postačuje spraviť jedinú vec. Prednášajúci uloží dokument nie v .docx, ale v .odt. Aký textový editor pritom použije je jeho voľba. Editorov s podporou .odt je k dispozícii mnoho. Najnovšie sa do tejto skupiny pridal aj MS Office 2007. Implementácia je však nešťastná a preto prednášajúci urobí lepšie, ak siahne k balíkom, kde je implementovaný ODF profesionálne. Na výber má napr. OpenOffice, NeoOffice, AbiWord a v poslednej dobe stále populárnejší Google Docs. Takto vytvorený dokument pošle študentom a kolegom. Kolega síce nemá na svojom počítači žiaden editor, ktorý dokáže spracovať .odt, ale nie je problém. Za pár minút môže stiahnuť z internetu balík ako OpenOffice, prípadne prostredníctvom webovej aplikácie Google Docs súbor bez problémov a zadarmo otvorí. Rovnako sa potešia aj študenti používajúci Linux, alebo Mac OS X. V oboch systémoch je formát ODF podporovaný a je k dispozícii množstvo editorov. Vidíme, že použitie otvoreného dokumentu prinieslo mnoho pozitívneho.

  • Prednášajúci píše dokument vo formáte, ktorý je ISO štandardom
  • Cvičiaci bez problémov edituje textový súbor a netreba žiadne finančné výdaje
  • Používateľ Linuxu bez problémov prečíta návod na cvičenia bez zásahu do systému
  • Používateľ Mac OS X si taktiež bez problémov prečíta návod vo svojom obľúbenom editore
  • Majoritná skupina používajúca MS Windows spracuje .odt vo vybranom editore


.odt dokument otvorený v AbiWord (OS Linux)

.odt dokument otvorený v NeoOffice (Mac OS X)

.odt dokument otvorený v OpenOffice (Windows Vista)

.odt dokument otvorený v Google Docs

Je zrejmé, že v tomto prípade nikto v reťazci používateľov nie je obmedzovaný. Elektronický dokument bez problémov preplával cez všetky bežne používané operačné systémy. Nikto nebol nútený do kancelárskeho balíka jednej firmy. Každý si mohol vybrať balík, ktorý vyhovuje práve jemu. Použitie .odt v sebe nesie ešte jednu zásadnú vec. S otvorením dokumentu nebude problém ani po niekoľkých rokoch, nakoľko sa jedná o ISO štandard na ktorý sa môžeme spoľahnúť. No a v neposlednom rade, je tento formát presadzovaný aj európskymi autoritami. Verejná správa v rámci celej EÚ by časom dokonca mala tento formát používať povinne. V našich podmienkach je za štandardy pre komunikáciu s verejnou správou považovaných niekoľko formátov. Jedná sa o :

  • Open Document Format (.odt)
  • Hypertext Markup Language (.html, .htm) podľa World Wide Web Consortium (W3C)
  • Portable Document Format (.pdf) minimálne vo verzii 1.3 a maximálne vo verzii 1.5
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Text Format (.txt) v kódovaní UTF-8

Natívne formáty spoločnosti Microsoft v zozname nie sú. Za nesplnenie používania týchto formátov, môže byť štátna inštitúcia dokonca sankcionovaná (podľa zákona 275/2006 Zb. V znení neskorších predpisov do 3193 EUR, len za neprijatie dokumentu v jednom z uvedených formátov,alebo odmietnutie poskytnúť informácie v jednom z uvedených formátov).
Používanie otvorených dokumentov by malo byť v našom živote bežné. Ušetríme tak množstvo práce, peňazí svojmu okoliu a aj sebe. Nikoho nebudeme nútiť do používania operačného systému, ktorý si pri kúpe počítača nevybral a taktiež necháme na slobodnej voľbe výber kancelárskeho balíka. Zvyknúť si na otvorený formát pritom so sebou neprináša žiadne finančné výdavky.

Použítá literatúra
[1] http://www.odfalliance.org/ (25.5.2009)
[2] http://en.wikipedia.org/wiki/OpenDocument (25.5.2009)
[3] http://standardy.informatika.sk/node/10 (25.5.2009)


Za pomoc pri tvorbe článku ďakujem Ing. Petrovi Fodrekovi, PhD a Ing. Michalovi Blahovi. Za jazykové korekcie ďakujem Ing. Jane Paulusovej.

21 príspevky(ov) k článku “Otvorený formát v kancelárskych dokumentoch”

  1. Tomas napísal:

    Velmi pekny clanok. Bohuzial, ma to jeden hacik. Opisem konkretnu situaciu v ktorej sa nachadzam ja a asi aj vacsina ostatnych pracujucich ludi. Som zamestnancom velkej, nadnarodnej firmy. Na nasich firemnych pocitacoch mame vsetci MS Windows, Officea ine aplikacie pod Windows-legalne. Povinne. Moznost zvolit si iny system nie je. Dokonca nemam ako uzivatel pravo ani instalacie akejkolvek aplikacie. A teraz. Ak chcem pracovat aj doma, na svojom sukromnom PC, ostava mi v podstate len jedna realna moznost. Ukradnut produky MS a pracovat z nelegalnymi kopiami. No, a ked uz mam jeden system a kancelarsky balik nainstalovany, nemam dovod instalovat dalsi. Pretoze vsetci moji kolegovia z prace, priatelka, kamarati a znami postupuju rovnako. Navyse ak by som chcel pracovat v oboch formatoch (MS a ODF) potreboval by som konvertor, ktory v skutocnosti aj tak nepracuje na 100%. Takze, vdaka tomu, ze sa MS produkty daju lahko ukradnut (s cim podla mna MS pocita a tym si buduje spolocenstvo ludi zavislych od jeho produktov, ako ked dealer dava prvu slehu zdarma) a vacsinou sa musia pouzivat v praci, presadenie ODF bude velmi velmi tazke. Ja osobne by som sa MS Officu vzdal okamzite. MS povazujem za brzdu rozvoja uzivatelskych aplikacii. Ale pokial nieco/niekto nedonuti velke firmy prejst na iny format ako formaty MS, ODF bude tahat za kratsi koniec. BOHUZIAL. Drzim palce v dalsej cinnosti.

  2. Martin Foltin napísal:

    Áno, dá sa s tým súhlasiť. Ty ako zamestnanec nemáš šancu presadiť iný systém. Na to tu majú byť práve verejné inštitúcie a vedenie štátov, prípadne dajakých iné autority (orgány EÚ). Štandardizácia je nutná. Asi by sme sa ďaleko nedostali keby si každá firma vyrábala vlastné skrutky a šli by doťahovať len ich skrutkovačmi (samozrejme riadne drahými a z roka na rok by sa museli vymieňať za aktuálne).

    Dôležitá je aj osveta. V dnešnej dobe je pomerne slabá. Veď ak sa povie kancelársky balík, tak veľa ľudi dosadí MS Office. O iných možnostiach ani nevie. Tu vidím možnosť zúžitkovať popularitu Google, ktorý podporu ODF má. Ďalším prvkom by mali byť školy, aby nastupujúca generácia vedela že je možnosť výberu.

    Nemám nič proti tomu, aby ľudia používali MS Office, ale nech distribuujú svoje produkty tak, aby si ich mohol ktokoľvek prečítať a editovať. Snahy už dajaké nastali a ostatný update MS Office 2007 obsahuje aj filter na ODF. Načíta dokument bezproblémovo. S ukladaním to už tak hladko nejde. Niečo uloží zle (najmä obrázky) a niečo prekonvertuje (vzorce na .png obrázky). Obávam sa, že sa jedná o úmyselné degradovanie, nakoľko implementáciu formátu ODF zvládla už kopa programátorov dajakých OpenSource projektov, ktorí to tvoria de fakto na kolene. No a žeby s takýmto niečim mal líder na softvérovom trhu problém sa mi nechce veriť.

  3. Peter Fodrek napísal:

    A ze to ide dokazal (2) ked vytvoril z oddelenia ODF comunity, 4 ks ludi do 40 rokov OOo(skrtaka OpenOffice.org) uz pouzivali sa starsim sa akurat naistaloval a no problem…

  4. Peto napísal:

    aj ked priznavam, ze vacsinou je to shrakterizovane odkazmi z laveho dolneho rohu
    webu..

    http://jaspi.justice.gov.sk

    aj ked to vyzera dost arogantne, kedze
    dnesny podil prehliadacov na trhu Slovenskej republiky je

    Mozilla Firefox – 48,09%
    Microsoft Intrenet Explorer – 34,75%
    Opera – 12,43%
    Google Chrome -2,68%
    Apple Safari – 0,89%

    pricom posledne tri nedele ma Firefox cez 52%

    ine 1,15%
    http://gs.statcounter.com/#browser-eu-daily-20080701-20090527

  5. Peter Fodrek napísal:

    aj ked pripustam, ze je to ako preferencia MSIE v lavom dolnom rohu
    http://jaspi.justice.gov.sk/

    aj ked Firefox ma v Slovenskej republike 48%, open 12% a MSIE len 34%
    http://gs.statcounter.com/#browser-eu-daily-20080701-20090527

  6. Martin Foltin napísal:

    Hmm, Peťo a ako súvisia tvoje príspevky s ODF ?

  7. Peter Fodrek napísal:

    To (6)

    Voboch pripadoch ide o Ignoraciu potrieb vacsiny

  8. Martin Foltin napísal:

    To Peter,

    i tak mi nie je jasné čo si chcel povedať príspevkami. Microsoft ma dominanciu či sa nám to páči alebo nie. Problém je v tom, že ich produkty úmyselne ignorujú existujúce štandardy so snahou pretlačiť svoje technológie. Môžeme byť radi, že sa im nezadarilo v oblasti ako .pdf.

  9. Martin Foltin napísal:

    To (1 Tomas). Casom si mozno aj velke firmy uvedomia kolko penazi ich stoji pouzivanie MS softu. Na jednej strane sa setri na kazdej drobnosti, na strane druhej nevahaju investovat velke peniaze do licencii. Pritom to ide aj inak. Ale ako uz vieme – neverime kym neskusime, ale neskusime.

  10. Zdenka Kralova napísal:

    Akym sposobom efektivne previest hotove prezentacie .ppt do otvoreneho formatu?

  11. Peter Fodrek napísal:

    (to 8) Ide o to, ze aj ked niekto ma dominanciu, tak ak si stat povie, ze ho nepodproi tak nema sancu

  12. Peter Fodrek napísal:

    (to 10)Hotova prezentacia sa prevedie tak, ze sa nacita v openOffice ako ppt (tuto cast zavladal uz OpenOffice 1.x velmi dobre) a ulozi sa. OpenOffice.org Impress by sa navyse mal dat spustit z prikazoveho riadku s para,trom –convert, kde jeden parameter bude vstupny subor a druhy format vstupu. Mala by sa dat pouzit hviezdickova konvencia ako aj regularne vyrazy. Ale este som to neskusal masovo, asi pre dva subory som to skusal v roku 2003-4 na OpenOffice.org 1.0.2 a fungovalo to.
    Lenze uz asi tyzden ma verzia 3.1.0, a prve zmenen cislo znamena velke zmeny v rozhrani programu, takze musim to opat otestovat…

  13. Martin Foltin napísal:

    (to 10). Pokusim sa to napisat zrozumitelnejsie. Otvoris si dane .ppt v OpenOffice (import funguje celkom dobre). Dokladne prebehnes prezentaciu, ci sa niekde nieco nepokazilo, nepohlo, zmenilo na iny font. Ked je prezentacia skontrolovana, tak sa ulozi ako .odp a je to.

  14. Peter Fodrek napísal:

    (13)
    ja som myslel, ze sa chce robit masovy prevod ako je opisany..

    OdfConverter.exe /BATCH-PPTX /I c:\files

    http://www.oooninja.com/2008/01/convert-openxml-documents-in-windows.html

    akurat s verziami pre MSOffice 2007

    podla mna bz mohlo fungovat
    OdfConverter.exe /BATCH-PPT /I c:\files

    ak budu vsetky ppt v adresari c:\files

  15. Matuško ČÁRSKY napísal:

    :D v tomto prípade je znacna výhoda softou od ADOBE . (take PDF sa da otvorit aj na mobile alebo na lepsom MP3 prehravaci)
    Z hladiska kompatibility urcite .. problem avsak nastava pri editacii . :(

  16. Matuško ČÁRSKY napísal:

    Uvediem aj ja príklad zo zivota.

    Bolo to už pred pár rokmi. Posielal som životopis zo jednej nemenovanej IT firmy. Bolo to práve chvíľkové obdobie kedy som mal nainštalovaný Ubuntu a ako textový editor Open Office.
    Nejaké 3 dni po odoslaní životopisu mi volala slečna z danej spoločnosti že to ma čele rozhádzané a že si to mam opraviť a poslať znova.
    Takže iná možnosť neostávala ak spraviť komplet preinstal na WIN nech som kompatibilný zo svetom. (len som zvedavý kedy svet zacne byt kompatibilný so mnou :D ).

  17. Gillian Bega napísal:

    To 16.

    Zivotopis zasadne v pdf formate :)

  18. stano napísal:

    Pekný článok. Mohli by ste ho pustiť do Facebook-u?

  19. Martin Foltin napísal:

    To 18.
    Ak mi poradíte ako to mám spraviť, tak kľudne. Môžete ho tam pustiť aj vy….

  20. Roman napísal:

    Dámy a páni. Urobil sa prvý krok :)

    http://digitalne.stahuj.centrum.cz/ibm-zakazalo-microsoft-office/

  21. Martin Foltin napísal:

    @20. No a kto bude dalsi ? Mozno to konecne vyprovokuje MS aby poriadne spravili filter na ODF a bude pokoj. Podla mna ten filter i tak davno maju, len sa snazia do poslednej chvile nepustit ho. IBM je uz ale spolocnost, koli ktorej by sa nad tym mohli aspon zamysliet.

Napísať príspevok