V článku venovanému otvorenému formátu v kancelárskych dokumentoch sme venovali pozornosť zdieľaniu dokumentov pomocou otvoreného formátu a ich otváranie v rôznych kancelárskych balíkoch. Spoločnosť Sun Microsystems v januári tohto roku vydala dokument, v ktorom porovnala výdavky spojené s používaním troch narozšírenejších kancelárskych balíkov, pričom analýza sa netýka len nákladov na licencie.

Cieľom dokumentu [1] bolo poukázať na potenciálne šetrenie nákladov na StarOffice a OpenOffice.org oproti Microsoft Office. Analyzuje náklady (licencia, hardvér, operačný systém, konverzia dokumentov, školenia a pod.) na Microsoft Office 2007, StarOffice 9 (Enterprise Edition) a OpenOffice.org 3.x. Štúdia bola založená na znalostiach reálnych dát klientov. Predpokladá prechod typickej spoločnosti s 1000 počítačmi. Oblasti porovnania zahŕňajú:

• náklady na zlepšenie IT infraštruktúry
• porovnanie nákladov na školenia a podporu
• náklady na prechod a inštaláciu dokumentov a makier

Náklady na IT infraštruktúru

Licenčné náklady kancelárskych balíkov

Licenčné náklady Microsoft Office sú dosť vysoké, preto majú StarOffice a OpenOffice.org veľkú výhodu. Výhoda pri StarOffice môže byť ešte väčšia pre používateľov s viac ako jedným desktopom, alebo notebookom. Licencia StarOffice umožňuje 5 licencií na používateľa pričom Microsoft si každú ďalšiu licenciu pre toho istého používateľa účtuje. V dokumente sa však s týmito nákladmi neráta. StarOffice navyše obsahuje pomocníkov (Professional Analysis Wizard and StarOffice Transformation Wizard) na analýzu dokumentov a rýchlejšiu inštaláciu.

Náklady na hardvér

Spoločnosti väčšinou vylepšujú hardvér každých 3 – 5 rokov. V dokumente sa predpokladalo, že v spoločnosti je 300 počítačov starších ako 5 rokov, ktoré je potrebné vymeniť. Náklady na hardvér boli teda pri všetkých porovnávaných balíkoch rovnaké.

Náklady na operačný systém

Väčšinou pri vylepšení hardvéru dochádza aj ku vylepšeniu operačného systému. Operačné systémy ako Solaris alebo Linux zvyšujú bezpečnosť a majú priestor na ďalšie šetrenie peňazí. Operačný systém Windows Vista Profesional má vysoké náklady na licencie pričom OpenSolaris a Linux sú voľne dostupné. Windows však nemá v tejto štúdii náklady na externých konzultantov, ktorí sa využívajú pri prechode z Windows na OpenSolaris a Linux. StarOffice a OpenOffice.org bežia na všetkých spomínaných platformách.

Náklady na integrovanie balíkov s inými aplikáciami

Niektoré spoločnosti používajú softvér, ktorý spolupracuje s kancelárskymi balíkmi (hlavne Microsoft Office). Preto treba nájsť vhodné riešenia aj pre StarOffice a OpenOffice.org. Náklady sa prejavia (aj keď nie v takej miere) aj pri prechode zo staršej verzie Microsoft Office na novšiu. Náklady v tejto časti zahŕňajú

• zoznam aplikácií, ktoré fungujú s používanou verziou Microsoft Office
• rozhodnutie či alternatíva existuje, alebo stačí použiť existujúcu s modifikáciou
• overenie aplikácie s novými kancelárskymi balíkmi
• inštalácia a nahradenie existujúcich

Náklady sú závislé od konkrétnej aplikácia a môžu sa meniť. Nahradenie môže byť ešte viac nákladné ak alternatíva neexistuje.

Náklady na analýzu dokumentov

Import dokumentov Microsoft Office v StarOffice a OpenOffice.org konvertuje väčšinu dokumentov bez zásadných problémov, ale v niektorých prípadoch nebudú vyzerať ako v Microsoft Office. Aby prechod k iným balíkom bol hladší je odporúčané urobiť analýzu týchto dokumentov. StarOffice 9 obsahuje pomocníka (wizard-a) na analýzu dokumentov. Používatelia OpenOffice.org môžu osloviť partnerov určených na túto prácu. Väčšina chýb je však odstrániteľná aj bežnými používateľmi.

Náklady na školenia a podporu

Podpora balíkov

Sun aj Microsoft ponúkajú kontakty na podporu produktov. Pracovníci podpory väčšinou spolupracujú s vývojovými tímami, preto majú väčšinou veľmi dobré znalosti produktov. Microsoft zmenil politiku podpory na predplatené balíky hodín. Podpora Sun-u nemá časové obmedzenie. Microsoft Office 2007 zmenil užívateľské rozhranie čo spôsobilo aj zvýšenie volaní na help desk.

Školenia

Školenia sú dôležité na zvýšenie produktivity práce. Výskumy ukázali, že základní používatelia (entry-level users – nepoužívajú balíky tak často, využívajú základné funkcie) až tak nepotrebujú školenia, ale po ich absolvovaní z nich ťažia najviac. Školenie znalých (knowledge users – častá práca s balíkom, využívajú štandardné funkcie) a pokročilých (power users – využívajú pokročilé nastroje ako makrá, databázy a náročné technické funkcie) používateľov znižujú čas, aby sa dostali na úroveň používania predchádzajúcej verzie kancelárskeho balíka. Už spomínanou zmenou užívateľského prostredia školenie základných používateľov bude pri Microsoft Office 2007 potrebné viac. Osobitnú kategóriu môžu tvoriť online školenia.

Náklady na prechod a inštaláciu

Inštalácia a údržba

Náklady spojené s inštaláciou a umiestnením OpenOffice.org sú väčšie ako pri ostatných porovnávaných balíkoch pre absenciu nastaviteľných sieťových inštalácií. Pri OpenOffice.org treba nastavovať inštaláciu manuálne čo zaberá približne 2 hodiny. Update a patche vychádzajú pri produktoch Sun-u štvrťročne. Problémom OpenOffice.org je, že ho treba preinštalovať čo sú ďalšie výdavky. Administračné nástroje dokážu tiež šetriť výdavky a existujú pri všetkých balíkoch. Pri Microsofte zvyšuje výdavky potreba serverovej verzie Windows-ov.

Prevod existujúcich šablón a dokumentov bez makier

Väčšina dokumentov starších ako rok už nie sú relevantné na každodennú prácu. Tieto dokumenty môžu byť iba načítané a uložené pre archiváciu. Odhaduje sa, že len 10-15% šablón je potrebných úpraviť. Zvyšok nepotrebuje úpravu, alebo obsahujú len minimálne chyby. Na migráciu je môžné využiť pomocníkov (wizard-ov) alebo partnerov pre migráciu, čo môže trvať približne týždeň.

Migrácia dokumentov s makrami

Pred migráciou makier je potrebné si uvedomiť, či sú ešte súčasné makrá potrebné. Jednoduché makrá môžu bežať cez VBA Runtime Library v StarOffice a OpenOffice.org. Niektoré makrá môžu byť prepísané ako Java alebo C++ komponenty. Tieto komponenty pôjdu rýchlejšie ako makrá Visual Basic-u.

Zhrnutie

Náklady na školenia, migráciu dokumentov sú vyššie pri StarOffice a OpenOffice.org ako pri Microsoft Office. Naopak náklady na licencie a zmenu operačného systému sú nižšie. Všetky náklady sú zhrnuté v nasledujúcej tabuľke.

	StarOffice 9	OpenOffice.org 3.x	Microsoft Office 2007
Hardvér	450 000,00 $	450 000,00 $	450 000,00 $
Operačný systém	70 000,00 $	70 000,00 $	467 500,00 $
Analýza aplikácií	14 946,20 $	14 946,20 $	1 086,22 $
Analýza dokumentov	893,60 $	4 000,00 $	0,00 $
Licencia balíka	73 500,00 $	0,00 $	654 000,00 $
Podpora (3 roky)	0,00 $	61 560,00 $	nezistené
Predplatené hodiny podpory	nezistené	nezistené	14 499,00 $
Školenia	389 440,00 $	389 440,00 $	328 640,00 $
Administrácia	19 460,76 $	25 207,33 $	18 617,20 $
Migrácia dokumentov	10 776,90 $	10 776,90 $	0,00 $
Migrácia makier	21 490,56 $	21 490,56 $	316,44 $
Celkovo s hardvérom	1 050 508,02 $	1 047 420,99 $	1 934 658,86 $
Ušetrené (1000 PC za 3 roky)	884 150,84 $	887 237,87 $
Ušetrené v percentách	46%	46%
Celkovo bez hardvéru	530 508,02 $	527 420,99 $	1 017 158,86 $
Ušetrené (1000 PC za 3 roky)	486 650,84 $	489 737,87 $
Ušetrené v percentách	48%	48%

Tab. 1 Súhrn výdavkov

Cieľom štúdie bolo porovnanie výdavkov na kancelárske balíky. Vzhľadom na licencie by sa ušetrili nemalé prostriedky, ale ďalšia analýza ukázala, že dodatočné náklady tento rozdiel znížili. Napriek tomu by sa ušetrila asi polovica výdavkov pri prechode z Microsoft Office na StrarOffice alebo OpenOffice.org.

Literatúra

1. https://www.sun.com/offers/details/StarOffice9_TCO.xml
2. http://sk.openoffice.org
3. http://www.602office.cz

---

Tento článok je výtahom z dokumentu [1], v ktorom nájdete aj kompletné tabuľky a odhady nákladov.